Bạn không biết cách lập dự toán ngân sách sự kiện? Qua bài viết dưới đây Bảo vệ Ngày và Đêm sẽ giúp bạn lập kế hoạch ngân sách chi tiết và hiệu quả. Hãy đọc bài viết để tìm hiểu ngay nhé!
Nội dung
1. Tại sao cần lập dự toán ngân sách cho sự kiện?
Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là một bảng liệt kê tất cả các chi phí và đưa ra mức giá dự kiến cho những chi phí đó. Tiếp theo, người dọn bàn phải tính tổng số tiền dự kiến sẽ chi. Ngân sách sự kiện phải được trình bày chi tiết và rõ ràng để tránh bỏ sót chi phí.
Xây dựng kế hoạch dự báo giúp hạn chế rủi ro thiếu hụt ngân sách cho doanh nghiệp. Nếu không có bảng chi phí rõ ràng, có thể xảy ra những sai sót không đáng có trong quá trình diễn ra sự kiện. Điều này sẽ tạo cho khách hàng ấn tượng không tốt về công ty. Hơn nữa, việc dự trù kinh phí cho việc tổ chức hội thảo, chương trình khác cũng giúp hạn chế gian lận trong quá trình thu chi.
2. Hướng dẫn lập dự toán khi tổ chức sự kiện
2.1 Đề xuất sự kiện nghiên cứu
Đề xuất có thể được hiểu là những gợi ý về ý tưởng, phong cách, quy mô,… của sự kiện. Bằng cách nghiên cứu kỹ đề xuất, bạn có thể hiểu được thông tin cơ bản và chi phí. Đây là bàn đạp để doanh nghiệp liệt kê chi tiết những mặt hàng cần thiết.
2.2 Lập danh sách kiểm tra những thứ cần chuẩn bị
Việc tiếp theo bạn cần làm là liệt kê những món đồ cần chuẩn bị để đảm bảo không có thiếu sót. Danh sách kiểm tra này còn giúp doanh nghiệp lập kế hoạch ngân sách chính xác hơn. Bạn nên cẩn thận liệt kê các mục một cách chi tiết để tránh tình trạng thiếu hụt ngân sách.
2.3 Tham khảo giá nhà cung cấp dịch vụ
Việc định giá từ các công ty bảo vệ ngày và đêm cung cấp dịch vụ tư vấn giúp doanh nghiệp xác định được mức giá dự kiến gần đúng nhất với chi phí thực tế. Ngoài ra, tài liệu tham khảo này còn giúp bạn lựa chọn đơn vị tổ chức họp báo, họp báo ra mắt sản phẩm hay các chương trình sự kiện khác phù hợp với ngân sách của công ty.
2.4 Tính toán chi phí phát sinh
Mặc dù chúng tôi đã liệt kê cẩn thận các hạng mục nhưng chi phí thực tế của sự kiện có thể sẽ khác so với ước tính. Vì vậy, doanh nghiệp không nên quên tính toán những chi phí phát sinh trong việc khắc phục những sai sót không mong muốn, ví dụ như ngoài những chi phí cơ bản như thuê bảo vệ sự kiện, sân khấu,… thì cần có những khoản dự trù cho rủ ro. Thông thường trong một sự kiện, chi phí bổ sung sẽ vào khoảng 5-10%.
2.5 Hoàn thiện dự toán ngân sách
Sau khi hoàn thành bảng dự báo ngân sách cho việc tổ chức sự kiện ngoài trời hoặc trong nhà… người lập bảng sẽ phải nhập dữ liệu dưới dạng file excel, file word… Trong file này sẽ có tất cả các mặt hàng được liệt kê, giá cả Chi phí và chi phí dự kiến. Bạn có thể gửi ước tính đã hoàn thành này cho khách hàng hoặc cho ban quản lý và quản lý.
3. Những điều cần nhớ khi lập ngân sách cho một sự kiện
Việc tổ chức tiệc tất niên, tiệc Giáng sinh,… thường gặp vô số rủi ro, vấn đề liên quan đến địa điểm, thời tiết, công nghệ,… Do đó, các công ty phải có sẵn kế hoạch quy hoạch cấp bách để đối phó. Ngoài ra, người lập biểu đồ có thể tham khảo ý kiến của những người có kinh nghiệm để biểu đồ quy hoạch được hoàn thiện hơn. Đặc biệt, các sự kiện ngoài trời thường gặp vấn đề về thời tiết nên bạn cần đưa ra giải pháp và xác định chi phí phát sinh do vấn đề này. Bạn có thể phải liên hệ với các bảo vệ chuyên nghiệp, ví dụ công ty bảo vệ ngày và đêm để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi. Thế nên nếu cần thiết thì bạn nên hợp tác với công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để nhận được báo giá tổ chức sự kiện chi tiết nhất.
4. Cách tổ chức sự kiện tiết kiệm
Ngoài việc lập dự toán chi tiết, công ty cũng phải lựa chọn đơn vị tổ chức phù hợp để giảm chi phí. Agency đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc tổ chức sự kiện. Một đơn vị “có tâm” sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ngân sách và giảm thiểu chi phí phát sinh.
Hy vọng bài viết trên của Sokolomaha đã giúp bạn tìm hiểu thêm về dự toán ngân sách sự kiện. Nếu bạn muốn có một sự kiện diễn ra trơn tru thì hãy tìm ngày cho mình một đơn vị phù hợp nhé.
