8 Bước Của Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện

Quá trình tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố quyết định sự kiện có thành công hay không. Tổ chức sự kiện từ lâu đã trở thành công cụ để doanh nghiệp thực hiện các hoạt động marketing, khuyến mại, quảng cáo hiệu quả. Thông qua việc tổ chức sự kiện, công ty sẽ truyền tải hình ảnh, sản phẩm, chiến lược kinh doanh đến khách hàng.

Để có thể tổ chức một sự kiện thành công tham khảo ngay một số kinh nghiệm qua 8 bước của quy trình tổ chức sự kiện sau đây:

Sự Kiện Này Là Gì?

Trước khi hiểu tổ chức sự kiện là gì thì trước hết bạn phải biết sự kiện là gì. Sự kiện là một hoặc nhiều hoạt động được tổ chức tự nguyện tại một địa điểm và thời gian cụ thể. Sự kiện có thể được tổ chức bởi cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Thông qua việc tổ chức sự kiện, những thông điệp ý nghĩa có thể được truyền tải tới khách mời tham gia. Trong thời đại ngày nay, khái niệm tổ chức sự kiện đã mở rộng ra ngoài việc chỉ giới hạn ở một sự kiện nhỏ. Ngoài các hoạt động cộng đồng quy mô lớn, các sự kiện còn có ý nghĩa cá nhân, cộng đồng nhưng có phạm vi hẹp hơn.

Lập kế hoạch/quản lý sự kiện là quá trình thực hiện các công việc liên quan đến sự kiện nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, hoàn hảo và tạo được ấn tượng tốt. Quá trình này bao gồm nhiều bước từ khi lên ý tưởng đến khi kết thúc sự kiện. Tổ chức sự kiện ngày nay không chỉ truyền tải thông điệp mà còn thể hiện hình ảnh sản phẩm mới, chào mừng lễ hội hay có ý nghĩa cộng đồng. Lựa chọn các yếu tố sáng tạo và phù hợp để truyền tải thông điệp và kết nối với khách mời là một phần quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện ngày nay.

Vai Trò Và Mục Đích Tổ Chức Sự Kiện

Vai trò

• Chương trình sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút sự quan tâm, chú ý của khách mời, khách hàng tiềm năng và giới truyền thông.
• Chương trình được thiết kế cẩn thận và sáng tạo nhằm tạo ra trải nghiệm đáng nhớ và thu hút khán giả mục tiêu. Sự kiện là một phần quan trọng trong chiến lược tiếp thị của các công ty. Sự kiện mang đến cho doanh nghiệp cơ hội quảng bá, giới thiệu sản phẩm và tương tác trực tiếp với công chúng.
• Đó là một cách hiệu quả để phát triển và nâng cao nhận diện thương hiệu, tạo sự quan tâm và tương tác với khách hàng tiềm năng. Một sự kiện thành công có thể tạo ra sức hút mạnh mẽ cho sản phẩm, thương hiệu của tổ chức. Khi một sự kiện thu hút được sự quan tâm và tham gia của khách hàng, nó có thể có nhiều tác động tích cực đến doanh thu của doanh nghiệp.
• Một sự kiện thành công có thể tạo ra tác động tích cực đến hình ảnh thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ trên thị trường.

Mục tiêu

• Sự kiện thành công có thể tạo ra hiệu quả tối ưu từ hoạt động truyền thông, từ đó tạo nên những ấn tượng đặc biệt và để lại dấu ấn trong tâm trí khán giả mục tiêu.
• Sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu và sản phẩm dịch vụ của công ty. Tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp và độc đáo cho phép bạn tạo ra trải nghiệm đặc biệt và để lại ấn tượng sâu sắc trong tâm trí khách hàng và công chúng.
• Sự kiện có thể giúp thay đổi nhận thức ban đầu của khán giả, người tiêu dùng, giới truyền thông và khách hàng mục tiêu về dịch vụ, sản phẩm và thương hiệu của công ty. Tạo ra những trải nghiệm độc đáo và giao tiếp tương tác trong các sự kiện giúp tác động và thay đổi nhận thức của những đối tượng liên quan.
• Các sự kiện giúp quảng cáo sản phẩm và giúp tăng doanh thu, hỗ trợ hoạt động kinh doanh và cung cấp cho khách hàng cái nhìn sâu sắc hơn về chính sách phân phối. Bằng cách tạo ra một nền tảng trực tiếp để giới thiệu sản phẩm, truyền tải thông điệp bán hàng và phác thảo các chính sách phân phối, các sự kiện giúp nâng cao nhận thức và sự quan tâm của khách hàng, đồng thời thúc đẩy doanh số bán hàng, khả năng tiếp cận và tiếp thị mua hàng.

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

1. Tiến hành nghiên cứu mục đích của sự kiện (bước quan trọng nhất trong quy trình tổ chức sự kiện)

Trước khi lên kế hoạch cho một sự kiện, bạn nên nghiên cứu và cung cấp những thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp diễn ra. Tất cả các loại sự kiện, từ lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, động thổ… đều cần có những thông tin sau:

 

• Chủ đề chính của chương trình
• Mục tiêu của tổ chức
• Thông báo sự kiện
• Chủ đề và số lượng khách mời có mặt
• Thời gian ủ chín
• Ngân sách dự kiến
• Sự khác biệt của sản phẩm/dịch vụ so với đối thủ cạnh tranh

2. Tạo chủ đề chính

Làm thế nào để lên ý tưởng tổ chức sự kiện? Một sự kiện có thành công, ấn tượng hay để lại hiệu ứng tốt đều phụ thuộc vào chính ý tưởng đó. Có thể bạn chưa biết, cảm hứng chính là yếu tố quyết định một ý tưởng sự kiện có thực sự hay hay không. Đối với người tổ chức sự kiện, họ có thể thỏa sức sáng tạo, thể hiện năng lực nếu sự kiện có kinh phí lớn và cần nhiều không gian ấn tượng, hấp dẫn…

Thực tế cho thấy hầu hết những điều kiện cần thiết để tổ chức những sự kiện tuyệt vời như vậy đều có thể đếm trên đầu ngón tay. Người tổ chức sự kiện phải hạn chế ý tưởng của mình do yêu cầu của khách hàng và hạn chế về ngân sách. Điều này sẽ dẫn đến tình trạng “cạn kiệt ý tưởng” đối với những nhà tổ chức sự kiện lâu năm.

Một số phương pháp giúp người tổ chức xác định ý tưởng tổ chức sự kiện

• Không gian và thời gian: Tùy theo thói quen của từng đối tượng: Một số người cho rằng chỉ nghĩ ra ý tưởng sẽ hiệu quả hơn. Tương tự như vậy, nếu hầu hết mọi người phải chịu áp lực về tiến độ và thời gian để nảy ra ý tưởng thì một số người phải cảm thấy thoải mái và thư giãn mới nghĩ ra được những ý tưởng hữu ích.
• Từ quá trình thu thập ý tưởng, bạn có thể kết hợp và đưa ra những ý tưởng mới của riêng mình thông qua các kỳ nghỉ và khảo sát thực địa.
• Ngoài ra, ý tưởng cũng có thể được gợi lên từ chính cuộc sống. Bạn sẽ có rất nhiều ý tưởng cho sự kiện từ ý tưởng chính của chương trình đến một bức tranh ấn tượng, ý tưởng xây dựng sân khấu từ một số kiến trúc ngôi nhà độc đáo… Tất cả ý tưởng đều được lấy cảm hứng từ ý tưởng chính các đồ vật, hình ảnh, hiện tượng mà bạn quan sát hàng ngày.

3. Thiết kế kịch bản sự kiện

Ở phần này, thiết kế sự kiện là chuyển ý tưởng thành nhiệm vụ, bao gồm:

 

• Chọn địa điểm: nhà hàng, khách sạn, resort, công viên,..
• Xác định thời gian tổ chức
• Xác định chủ đề chương trình
• Xây dựng kịch bản chi tiết: nội dung chương trình, trò chơi, giải trí
• Thiết kế hình ảnh chương trình: Background, canvas, Backdrop, Standee, màn hình, người thuyết trình, đèn, video clip, logo, mũ, in ấn hộp giấy giá rẻ và các công cụ khác.

4. Lập kế hoạch sự kiện

Bước này sẽ chia kế hoạch sự kiện thành các phần chi tiết nhất. Một số vấn đề cần cân nhắc khi lập kế hoạch tổ chức bao gồm:

 

• Nhân viên phục vụ sự kiện: nhân viên nhà hàng, nhân viên sự kiện, nhân viên hỗ trợ nhóm, nhân viên kỹ thuật, nhân viên tiệc
• Các thiết bị sử dụng trong sự kiện: đèn, bộ bàn tiệc, màn hình LED, đồ trang trí, giá đỡ, đồ trang trí, đồ uống, cốc, máy tính, máy chiếu, rèm, cửa, loa, hộp vẽ. Tham khảo dịch vụ in túi giấy giá rẻ để tiết kiệm ngân sách.
• Phương tiện di chuyển: ô tô
• Ngân sách sự kiện
• Dự đoán và kiểm soát các rủi ro: rủi ro kỹ thuật, số lượng khách vượt dự kiến,..

5. Thực hiện kế hoạch

Đây là lúc bạn cần liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị các yếu tố có trong sự kiện. Tùy thuộc vào loại hình và quy mô của sự kiện, quá trình chuẩn bị sẽ mất ít nhất 2 tuần. Thông thường, các yếu tố của một sự kiện bao gồm: thuê MC, ca sĩ, PG, nhóm nhảy, in banner, phát tờ rơi, quà tặng…

Ở giai đoạn này, người tổ chức phải thực hiện kiểm soát chặt chẽ để hạn chế những sự cố có thể xảy ra.

6. Dàn dựng các sự kiện

Khoảng 1-2 ngày trước khi diễn ra sự kiện, việc dàn dựng sự kiện cần được chuẩn bị và tiến hành kỹ càng. Bất kỳ lỗi nào ở giai đoạn này đều có thể có tác động tiêu cực đến chương trình. Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện, bạn nên có bản tóm tắt các công việc cần làm để theo dõi tiến độ và đảm bảo sự thành công của chương trình.

7. Thực hiện chương trình

Thời điểm chương trình bắt đầu là một ví dụ chứng minh quy trình tổ chức sự kiện có đúng đắn, chính xác hay không. Sau khi lên kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện chương trình, bạn vẫn cần theo dõi, điều chỉnh nhân sự và quản lý các vấn đề phát sinh (nếu có) trong quá trình diễn ra sự kiện.

8. Kết thúc sự kiện

Sự kiện kết thúc, nhiệm vụ tiếp theo là thanh lý hợp đồng cho nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn cũng cần xem xét lại tổ chức và rút kinh nghiệm cho tổ chức tiếp theo.

Cách tổ chức một sự kiện

 

Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn có thêm những kiến thức mới về lĩnh vực tổ chức sự kiện đang cực kỳ hot trong thời gian gần đây. Viet Vision Team Building chúc các bạn có một sự kiện thành công rực rỡ!